Wysoka konkurencyjność na rynku wymaga obecnie od przedsiębiorców wdrażania innowacyjnych rozwiązań, stosowania nowoczesnych modeli biznesowych oraz dostarczania spersonalizowanych usług wychodzących naprzeciw oczekiwaniom klientów. Rozwój i innowacja – te dwa pojęcia rządzą rynkiem i są kluczowe dla każdej firmy niezależnie od tego w jakim sektorze działa. Największym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest utrzymanie stałego tempa rozwoju przy jednoczesnym obniżaniu kosztów. Jednym z najbardziej skutecznych sposobów, aby to osiągnąć, jest ulepszenie organizacji i przepływu informacji wewnątrz firmy oraz usprawnienie zachodzących w niej procesów.
Przepływ informacji kluczem do sukcesu
Jeśli przyrównamy pojedyncze przedsiębiorstwo do organizmu, jego krwioobiegiem będzie właśnie przepływ informacji. To krwioobieg odpowiada za prawidłową pracę poszczególnych narządów, które, odpowiednio zasilone, będą mogły jak najlepiej spełniać swoją rolę. Przedsiębiorstwo działa na podobnej zasadzie. Sprawnie funkcjonujący system komunikacji i łatwy dostęp do danych wewnątrz firmy pozwoli na szybsze podejmowanie decyzji oraz ułatwi planowanie zasobów przedsiębiorstwa bez generowania dodatkowych kosztów. Małym i średnim przedsiębiorcom w usprawnieniu przepływu informacji i zarządzania procesami w firmie mogą pomóc najnowsze technologie, takie jak systemy ERP.
Innowacyjne rozwiązanie dla MŚP
Wraz z rozwojem firmy mali i średni przedsiębiorcy niejednokrotnie muszą zmierzyć się z problemem rosnących kosztów operacyjnych. Jednak, jak wynika z doświadczeń wielu firm, koszty te można znacząco zredukować, dzięki wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Takim rozwiązaniem są między innymi systemy ERP będące zestawami narzędzi, których celem jest integracja wszystkich działów i funkcji w firmie.
Na rynku dostępne są różne oprogramowania tej kategorii, takie jak SAP ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central , Streamsoft czy Prolan ERP, które pozwolą wygodnie zarządzać finansami, organizacją dostaw, sprzedażą, usługami oraz projektami, a także analizować dane biznesowe i sporządzać raporty. Większość programów ERP oferuje podobne funkcje, ale niektóre z nich tworzone są z myślą o określonym sektorze przemysłu lub też o konkretnym środowisku informatycznym pracy. Dlatego przy ich wyborze warto kierować się nie tylko oferowanymi przez nie pakietami funkcji, ale także łatwością ich integracji z istniejącym oprogramowaniem, możliwością dalszej rozbudowy systemu czy intuicyjnością interfejsu.
Dużą popularnością wśród polskich przedsiębiorców cieszy się SAP, chociaż jego użytkownicy niejednokrotnie skarżą się na skomplikowaną strukturę tego systemu i na brak intuicyjności. Swój wkład w tworzenie oprogramowania ERP miał również słynny gigant technologiczny, firma Microsoft, która niedawno wprowadziła na rynek zaktualizowaną wersję Microsoft Dynamics 365 Business Central. System ten jest kompatybilny ze środowiskiem Windows, a wyglądem przypomina dobrze znany użytkownikom intuicyjny program Microsoft Outlook. Korzystający z tego oprogramowania przedsiębiorcy zachwalają także jego elastyczną budowę, którą można dowolnie rozszerzać i usprawniać wraz ze wzrostem ich potrzeb.
Podstawowym zadaniem każdego oprogramowania ERP jest zintegrowanie systemu w jedną bazę danych oraz jedną platformę biznesową, dzięki czemu wszyscy jego użytkownicy mogą bez ograniczeń korzystać w czasie rzeczywistym z wszystkich jego funkcji oraz zawartych w nim danych. To rozwiązanie wiąże się z bardzo podstawową korzyścią: oszczędnością czasu. Funkcje tego systemu mają na celu usprawnić codzienną pracę poprzez wyeliminowanie potrzeby przesyłania danych między poszczególnymi modułami, co znacząco zwiększy wydajność całego przedsiębiorstwa i przyspieszy przepływ informacji. Z doświadczeń przedsiębiorców korzystających z oprogramowania wynika, że wdrożenie tego rozwiązania znacząco poprawiło przejrzystość finansową firmy, a także ułatwiło im lepsze wykorzystanie istniejących struktur i zarządzanie projektami. Co więcej, wielu z nich odnotowało również znaczący wzrost obrotów wygenerowanych zaledwie dzięki lepszej organizacji pracy.
Nowy poziom organizacji i stabilny rozwój
Wiele problemów na poziomie zarządzania firmą wynika niejednokrotnie z niesprawnej organizacji lub zbyt dużego rozbicia poszczególnych procesów na moduły. Zdarza się, że źródłem opóźnień czy sytuacji kryzysowych są często zbyt czasochłonne, żmudne lub powtarzalne czynności, które za pracowników, z powodzeniem, może wykonać odpowiednie oprogramowanie. Okazuje się, że kluczem do usprawnienia funkcjonowania firmy i zapewnienia jej możliwości ciągłego rozwoju jest inteligentna integracja systemu danych i zasobów. Istnienie i funkcjonowanie na rynku programów systemu ERP jest dowodem na to, że w dzisiejszych czasach mali i średni przedsiębiorcy mogą z powodzeniem zarządzać projektami, kontrolować swoje finanse i dział księgowości, wprowadzać zmiany do systemów poszczególnych działów, analizować dane i wykonywać wiele innych czynności z poziomu zaledwie jednego systemu.
Nowoczesne oprogramowanie ERP umożliwia lepsze zarządzanie sprzedażą, dostawami i finansami, co w efekcie pozwoli firmie skupić się na tym, co dla niej najcenniejsze – na rozwoju oraz, przede wszystkim, na kliencie i dostarczaniu mu wysokiej jakości produktów i usług.
