Niezależnie od tego, jaką działalność prowadzisz, zarządzanie finansami ma ogromne znaczenie. Aby utrzymać firmę na rynku, musisz w końcu zarabiać pieniądze. Tak jest również w branży logistycznej. Wykonujesz usługi logistyczne dla swoich klientów, a oni Ci za to płacą. Proste! Jednak wystawianie faktur nie zawsze jest tak proste, jak mogłoby się wydawać. Nie zawsze można też liczyć na terminowe płatności od klientów, co prowadzi do napiętych relacji. Jak więc radzić sobie z zarządzaniem należnościami? W tym artykule podpowiadamy na podstawie własnych doświadczeń, jak usprawnić ten proces.
1. Umowa zobowiązuje
Dobre relacje z klientami zaczynają się od wzajemnych uzgodnień dotyczących płatności. Świadczysz usługi logistyczne dla swoich klientów. Zawarłeś z nimi umowę w tej sprawie. W tego typu umowach zawsze znajduje się część poświęcona warunkom płatności. Upewnij się, że wszystkie strony zrobią wszystko, co w ich mocy, aby wywiązać się z tego, co zostało uzgodnione. To się nazywa dobra przedsiębiorczość. Wysyłaj faktury w terminie i przedstaw swoje oczekiwania.
2. Przygotuj sposób postępowania, gdy faktury są zaległe
Oczywiście może się zdarzyć, że nie otrzymasz zapłaty w wyznaczonym terminie. Po pierwsze, załóż, że Twój klient zapomniał o fakturze. Wyślij mu przypomnienie z wykazem nierozliczonych faktur. Zazwyczaj to wystarczy by płatność została uregulowana.
Otrzymałeś fakturę, która budzi Twoje wątpliwości? Nie odkładaj jej na później, tylko od razu skontaktuj się z dostawcą.
Nadal nie zapłacono?
Po upływie kolejnego terminu płatności często wysyłane jest ponowne przypomnienie. Dodatkowo należy się również skontaktować telefonicznie z klientem. Poproś klienta o jak najszybsze opłacenie faktury. W przeciwnym razie będzie to miało wpływ na świadczone przez Ciebie usługi, a tego obie strony chciałyby uniknąć.
Co zrobić, gdy faktura nadal nie jest zapłacona? Wtedy możesz podjąć działania. Na przykład wstrzymać wszelkie działania magazynowe na rzecz tej firmy. Ewentualnie wykorzystać swoje ciężarówki do obsługi innych zamówień. Jednocześnie pamiętaj, że ciągle dążysz do wspólnego rozwiązania problemu.
Ostatni krok
W ostateczności można podjąć kroki prawne. Zaległości będą traktowane jako niedotrzymanie warunków umowy, co oznacza, że sprawę można będzie skierować do sądu. Doskonale wiemy, że zarówno jako klient, jak i jako dostawca wolałbyś uniknąć takiej sytuacji dlatego postaraj się rozwiązać problem, zanim do tego dojdzie. Spróbuj negocjować.
3. Zapobiegaj!
Nie da się samemu sprawnie zarządzać należnościami. Do tego potrzebni są również Twoi klienci. Warto więc pomyśleć, co oni mogą zrobić, aby zapobiec sytuacjom opisanym powyżej. Nie chcesz ryzykować utraty płynności finansowej lub jeśli klient okaże się niewypłacalny, tracić czas i energię na działania windykacyjne ustaw w systemie finansowym kontrolę terminów płatności swoich zobowiązań z należnościami od klientów. Tego samego wymagaj od swoich klientów. Nikt przecież nie chce co tydzień dyskutować o zaległych fakturach.
Czy Twoi klienci otrzymują co miesiąc stałą fakturę? Porozmawiaj z nimi o poleceniu zapłaty. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której zapomną o płatności.
Współpraca drogą do skutecznego zarządzania należnościami
Najważniejszym atrybutem dobrego zarządzania należnościami jest komunikacja. Otrzymujesz fakturę, która powoduje problemy z płynnością finansową? Skontaktuj się z dostawcą. Dotyczy to także Twoich klientów. Bądź otwarty na tego rodzaju rozmowy. Im szybciej zostaniesz poinformowany o problemie, tym szybciej znajdziesz rozwiązanie.
